Programme détaillé

Objectif du module : importer le système complet dans votre espace Notion et personnaliser le tableau de bord. À la fin, le cockpit est installé et fonctionnel.

0.1 — Ce que vous allez construire (6 min)

• Objectif : comprendre l'architecture du système (12 bases, 1 tableau de bord) et la logique « une seule page d'entrée ».
• Livrable : vous savez nommer les 12 bases et à quoi sert chacune.
• Outil : Notion (lecture seule).

0.2 — Importer le système en 20 minutes (10 min)

• Objectif : dupliquer le template Cockpit TPE dans votre espace, vérifier que les relations entre bases sont conservées, supprimer les données d'exemple.
• Livrable : le système complet installé dans votre espace de travail, relations vérifiées.
• Outil : Notion — bouton « Dupliquer », barre latérale, paramètres d'espace.

0.3 — Personnaliser votre tableau de bord (6 min)

• Objectif : renommer l'espace, choisir les blocs affichés, régler les filtres « cette semaine » et « mes relances ».
• Livrable : tableau de bord à votre nom, filtré sur vos données, épinglé en favori.
• Outil : Notion — vues liées, filtres, favoris.

Objectif du module : ne plus rien perdre. Une seule boîte de réception, un tri hebdomadaire, une structure PARA adaptée au dirigeant.

1.1 — Pourquoi une seule boîte de réception (5 min)

• Objectif : diagnostiquer vos points de fuite actuels (mails, notes papier, messages, idées en voiture).
• Livrable : la liste de vos 5 sources d'entrée et leur destination unique.
• Outil : Notion — base « Boîte de réception ».

1.2 — Capturer depuis partout : mobile, mail, navigateur (9 min)

• Objectif : installer les 3 points de capture : Web Clipper, application mobile (widget + raccourci), transfert de mails vers Notion.
• Livrable : 3 captures test visibles dans votre boîte de réception.
• Outil : Notion Web Clipper, app mobile iOS/Android, Notion Mail ou transfert par e-mail.

1.3 — La méthode PARA version dirigeant (10 min)

• Objectif : comprendre Projets / Activités (areas) / Ressources / Archives, et l'adaptation TPE : les « Activités » sont vos pôles (commercial, production, admin, finance).
• Livrable : vos 4 à 6 Activités créées et vos projets en cours rattachés.
• Outil : Notion — bases Projets et Boîte de réception, propriété « Activité ».

1.4 — Le tri hebdomadaire en 15 minutes (10 min)

• Objectif : vider la boîte de réception avec la règle des 4 destinations : Projet, Client, Savoir, Supprimer.
• Livrable : boîte de réception vide une première fois, chaque élément routé.
• Outil : Notion — vue « À trier », propriété « Destination », boutons de routage.

1.5 — Projets : de l'idée au suivi (8 min)

• Objectif : utiliser la base Projets : statut, prochaine action, échéance, lien client, vue Kanban et vue chronologie.
• Livrable : vos projets en cours avec une « prochaine action » renseignée pour chacun.
• Outil : Notion — base Projets, vues Board et Timeline.

Objectif du module : un CRM léger mais complet, un pipeline visuel, des relances qui ne tombent plus dans l'oubli.

2.1 — Structurer sa base clients (8 min)

• Objectif : comprendre les propriétés du CRM (type, statut, source, contact principal, dernier échange) et ce qu'il faut ne PAS y mettre.
• Livrable : vos 10 premiers clients/prospects saisis, avec statut et source.
• Outil : Notion — base CRM.

2.2 — Importer ses contacts existants (8 min)

• Objectif : importer un CSV (export Gmail, Outlook, Excel) dans le CRM sans casser la structure.
• Livrable : votre fichier de contacts importé et nettoyé.
• Outil : Notion — Import CSV, fusion de propriétés.

2.3 — Le pipeline commercial (12 min)

• Objectif : suivre chaque opportunité par étape (Contact → Qualification → Proposition → Négociation → Gagné/Perdu), avec montant et probabilité.
• Livrable : votre pipeline Kanban à jour avec vos opportunités réelles et le montant pondéré calculé.
• Outil : Notion — base Pipeline, vue Board, formule de pondération.

2.4 — Les relances automatiques (10 min)

• Objectif : mettre en place la propriété « Prochaine relance », la formule « En retard », la vue « Relances du jour » sur le tableau de bord.
• Livrable : une vue « Mes relances » qui affiche uniquement ce qui doit être relancé.
• Outil : Notion — formules dateBetween, vues filtrées, rappels.

2.5 — Journal des échanges et fiche client complète (10 min)

• Objectif : tracer chaque appel, mail ou rendez-vous dans la fiche client ; utiliser le modèle de page client.
• Livrable : un modèle de fiche client avec son journal, ses devis et ses projets liés visibles en un écran.
• Outil : Notion — modèles de base de données, relations, rollups.

Objectif du module : devis, factures et trésorerie à 90 jours, pilotés depuis Notion, sans logiciel comptable supplémentaire pour le suivi (la facture elle-même reste émise selon vos obligations légales : voir leçon 3.3).

3.1 — La base Devis (10 min)

• Objectif : créer un devis à partir d'une opportunité, avec lignes, totaux HT/TVA/TTC calculés, statut et date de validité.
• Livrable : un devis réel produit et lié à son opportunité.
• Outil : Notion — base Devis, base Lignes, formules de totaux.

3.2 — Du devis au bon de commande (6 min)

• Objectif : basculer un devis accepté en projet et en facture à émettre, par bouton.
• Livrable : le bouton « Devis accepté » configuré qui crée le projet et la facture brouillon.
• Outil : Notion — boutons de base de données, automatisations.

3.3 — Factures : ce que Notion fait, et ce qu'il ne fait pas (10 min)

• Objectif : suivre les factures (numérotation, échéance, encaissement) dans Notion ; comprendre que l'émission d'une facture conforme passe par un outil de facturation conforme à la réglementation en vigueur sur la facturation électronique. Notion = suivi, pas émission.
• Livrable : vos factures en cours saisies avec statut et date d'échéance.
• Outil : Notion — base Factures, propriétés et formules de retard.

3.4 — Suivi des encaissements et impayés (10 min)

• Objectif : la vue « Impayés » et la formule « Jours de retard », la relance en 3 paliers (J+7, J+15, J+30).
• Livrable : une vue impayés fonctionnelle et un modèle de relance par palier.
• Outil : Notion — formules, vues filtrées, modèles de page.

3.5 — Trésorerie à 90 jours (14 min)

• Objectif : construire le prévisionnel : encaissements attendus (factures), décaissements prévus (charges fixes, fournisseurs, TVA), solde projeté semaine par semaine.
• Livrable : votre prévisionnel de trésorerie sur 13 semaines, alimenté par vos factures réelles.
• Outil : Notion — base Trésorerie, rollups, formule de solde cumulé.

3.6 — Le point argent du lundi (8 min)

• Objectif : la routine de 10 minutes : encaissements de la semaine, relances à faire, solde projeté à 30/60/90 jours.
• Livrable : la vue « Point argent » sur le tableau de bord, prête pour lundi.
• Outil : Notion — vues liées, tableau de bord.

Objectif du module : une cadence de dirigeant : routines hebdo, revue trimestrielle, objectifs reliés aux projets.

4.1 — La semaine type du dirigeant de TPE (7 min)

• Objectif : répartir la semaine en blocs : production, commercial, administratif, pilotage ; poser le créneau de la revue hebdo.
• Livrable : votre semaine type documentée dans la base Routines.
• Outil : Notion — base Routines, vue calendrier.

4.2 — La revue hebdo du dirigeant (12 min)

• Objectif : dérouler la revue en 30 minutes : vider la boîte de réception, passer les projets, les relances, le point argent, fixer les 3 priorités de la semaine.
• Livrable : votre première revue hebdo complétée dans la base Revue.
• Outil : Notion — base Revue, modèle « Revue hebdo », boutons.

4.3 — Routines récurrentes sans y penser (8 min)

• Objectif : créer les routines récurrentes (déclaration TVA, relances, sauvegarde, veille) avec récurrence automatique.
• Livrable : vos 5 à 8 routines récurrentes configurées avec leur fréquence.
• Outil : Notion — modèles récurrents, automatisations programmées.

4.4 — Objectifs trimestriels reliés aux projets (10 min)

• Objectif : définir 3 objectifs par trimestre, relier chaque projet à un objectif, suivre l'avancement par rollup.
• Livrable : vos objectifs du trimestre avec leurs projets rattachés et une barre d'avancement.
• Outil : Notion — base Objectifs, relations, rollups, barre de progression.

4.5 — La revue trimestrielle (8 min)

• Objectif : le modèle de revue trimestrielle : bilan des objectifs, chiffres, décisions, objectifs du trimestre suivant.
• Livrable : votre revue du trimestre en cours préparée.
• Outil : Notion — base Revue, modèle « Revue trimestrielle ».

Objectif du module : capitaliser ce que vous apprenez et ce que vous savez faire, pour vous et pour vos éventuels collaborateurs.

5.1 — Veille sans débordement (10 min)

• Objectif : capturer articles, vidéos, idées avec le Web Clipper ; trier par thème ; relire une fois par semaine.
• Livrable : votre base Veille alimentée avec 5 éléments triés par thème et statut.
• Outil : Notion Web Clipper, base Veille.

5.2 — Documenter une procédure en 10 minutes (10 min)

• Objectif : écrire une procédure réutilisable (quoi, qui, quand, étapes, pièges) avec le modèle fourni.
• Livrable : votre première procédure rédigée (ex. : « Onboarder un nouveau client »).
• Outil : Notion — base Procédures, modèle de page.

5.3 — La base documentaire : contrats, modèles, références (10 min)

• Objectif : organiser documents et modèles réutilisables (CGV, devis types, trames) dans la zone Ressources de PARA.
• Livrable : vos documents clés rangés avec propriétés et accessibles depuis le tableau de bord.
• Outil : Notion — pages Ressources, fichiers, synchronisation Google Drive / OneDrive (aperçus).

5.4 — Partager avec un collaborateur ou un prestataire (8 min)

• Objectif : gérer les permissions : partager une procédure, un projet ou une vue sans ouvrir tout le cockpit.
• Livrable : une page partagée en lecture ou en édition avec un tiers, permissions vérifiées.
• Outil : Notion — partage, invités, permissions par page.

Objectif du module : faire travailler Notion pour vous : boutons, automatisations natives, scénarios Make, usages de Notion AI et assistants IA externes.

6.1 — Boutons et automatisations natives (10 min)

• Objectif : créer un bouton « Nouvelle relance », une automatisation « quand statut passe à Gagné → créer projet », une automatisation programmée.
• Livrable : 3 automatisations actives dans votre système.
• Outil : Notion — boutons, automatisations de base de données (plan Plus ou supérieur pour certaines).

6.2 — Make : relier Notion à votre boîte mail et votre agenda (12 min)

• Objectif : construire 2 scénarios Make : « mail étoilé → Boîte de réception Notion » et « opportunité gagnée → événement agenda + notification ».
• Livrable : 2 scénarios Make fonctionnels (plan gratuit Make).
• Outil : Make (ex-Integromat), connexion Notion API.

6.3 — Notion AI : ce qui est utile pour un dirigeant (10 min)

• Objectif : utiliser Notion AI pour résumer un journal d'échanges client, rédiger un brouillon de relance, remplir automatiquement une propriété « Résumé ». Signalé : fonction payante (plan Business) ; alternatives sur plan gratuit montrées.
• Livrable : une propriété « Résumé IA » configurée sur le CRM, ou son équivalent manuel.
• Outil : Notion AI (plan Business), propriété auto-remplie.

6.4 — Un assistant IA externe branché sur votre cockpit (8 min)

• Objectif : utiliser un assistant IA (Claude, ChatGPT) avec connexion Notion pour interroger vos bases en langage naturel (« quelles factures sont en retard ? »). Signalé : nécessite un abonnement à l'assistant choisi.
• Livrable : une connexion configurée et 3 requêtes types testées.
• Outil : Claude ou ChatGPT + connecteur Notion.

6.5 — Prompts prêts à l'emploi pour dirigeant (6 min)

• Objectif : la bibliothèque de 20 prompts livrée avec le système : préparation de réunion, relance, synthèse de veille, compte rendu.
• Livrable : la page « Prompts » importée et 2 prompts adaptés à votre activité.
• Outil : Notion — page Prompts, n'importe quel assistant IA.

6.6 — Maintenir son cockpit dans le temps (6 min)

• Objectif : la routine trimestrielle de maintenance : archiver, nettoyer, appliquer les mises à jour trimestrielles du template.
• Livrable : votre checklist de maintenance datée pour le trimestre prochain.
• Outil : Notion — base Routines, page « Mises à jour ».