La méthode PARA adaptée au dirigeant de TPE : quatre catégories, et une cinquième
La méthode PARA est, de loin, la façon la plus simple de ranger l'information quand on en a beaucoup. Elle a été formulée par Tiago Forte, consultant en productivité, et elle tient en quatre lettres : Projets, Areas, Ressources, Archives.
Elle a été pensée pour des travailleurs du savoir en entreprise. Appliquée telle quelle à un dirigeant de TPE, elle laisse un trou : les clients. Cet article explique PARA, puis ce qu'il faut adapter pour qu'elle serve à diriger une petite entreprise.
PARA en quatre catégories
Projets
Ce qui a une fin et une date. « Livrer le site Lemoine ». « Préparer la déclaration annuelle ». « Recruter un freelance ». Quand c'est fait, c'est fini, et ça part aux archives.
Un projet est toujours rattaché à une area.
Areas (domaines de responsabilité)
Ce qui n'a pas de fin. Le commercial, la production, la finance, la santé, la famille. Ce sont des responsabilités permanentes, avec un niveau à maintenir, pas un résultat à atteindre.
C'est la catégorie la plus souvent mal comprise. « Commercial » n'est pas un projet : on ne « finit » jamais le commercial. « Signer trois clients ce trimestre » est un projet qui appartient à l'area Commercial.
Ressources
Ce qui vous intéresse ou vous sert, sans échéance. Des articles, des modèles de documents, des notes sur un sujet, des références. Une ressource peut servir à plusieurs projets ou à aucun.
Archives
Tout ce qui est inactif : projets terminés, areas abandonnées, ressources qui ne servent plus. On n'efface pas, on range hors de vue.
La force de PARA : l'ordre des questions
Ce qui fait marcher PARA, ce n'est pas les quatre catégories. C'est l'ordre dans lequel on se pose la question au moment de ranger quelque chose.
- Est-ce que ça sert à un projet en cours ? Si oui, c'est rangé dans ce projet.
- Sinon, est-ce que ça relève d'une area ? Si oui, dans cette area.
- Sinon, est-ce une ressource utile un jour ? Si oui, dans les ressources.
- Sinon : archives, ou corbeille.
Cet ordre va du plus actionnable au moins actionnable. On range d'abord là où ça servira le plus vite. Et on ne crée jamais de dossier « Divers ».
Ce qui ne marche pas pour un dirigeant de TPE
Appliquée à la lettre, PARA pose deux problèmes à un dirigeant de petite entreprise.
Les clients n'ont pas de place. Un client n'est pas un projet : la relation ne se termine pas quand la mission est livrée. Ce n'est pas une area : « Boulangerie Lemoine » n'est pas un domaine de responsabilité. Ce n'est pas une ressource. Dans PARA classique, les informations sur un client se dispersent entre le projet en cours, l'area Commercial et les ressources.
Une arborescence de dossiers ne pilote rien. PARA a été conçue pour ranger des fichiers et des notes. Un dirigeant ne range pas seulement : il doit savoir quelles factures sont en retard, qui relancer, quel est le solde projeté. Ce sont des questions de bases de données, pas de dossiers.
PARA version dirigeant : une propriété, trois bases, et les clients
Voici l'adaptation que nous utilisons dans Cockpit TPE.
Les Projets : une base
Une base Projets, une page par projet, avec statut, échéance, et une propriété « Prochaine action ». Pas une arborescence de dossiers : une base qu'on filtre, qu'on trie, qu'on affiche en Kanban ou en chronologie.
Les Areas : une propriété, renommée « Activité »
Plutôt que des dossiers « Commercial », « Production », etc., une propriété « Activité » dans la base Projets, avec quatre à six options. Chaque projet appartient à une activité. On peut grouper, filtrer, compter par activité. Et la même liste sert dans la base Routines, sous le nom « Bloc », pour structurer la semaine.
Pourquoi « Activité » plutôt qu'« Area » ? Parce que le mot parle à un dirigeant français, et parce que ça décrit bien ce que c'est : les pôles permanents de l'entreprise.
Exemples de listes : pour un consultant, Missions, Commercial, Contenu, Admin & finance, Perso. Pour une agence, Clients, Commercial, Équipe, Admin, Finance, Direction. Pour un artisan, Chantiers, Devis & clients, Atelier, Admin, Perso.
Une activité mérite d'être ajoutée partout : Pilotage. Le temps passé à diriger, par opposition au temps passé à produire. C'est l'area que la plupart des dirigeants de TPE n'ont pas, et c'est le problème.
Les Ressources : deux bases
Une base Veille pour ce qui vient de l'extérieur : articles, vidéos, textes réglementaires, capturés avec le Web Clipper, triés par thème, archivés automatiquement s'ils ne sont pas lus en soixante jours.
Une base Procédures pour ce que vous savez faire et vos modèles : comment onboarder un client, comment préparer la TVA, votre trame de proposition, vos CGV. C'est la mémoire de l'entreprise, celle qui vaut quelque chose le jour où vous déléguez ou vendez.
Nous avons détaillé ce second usage dans l'article sur le second cerveau dans Notion.
Les Archives : un statut, pas un lieu
Pas de base Archives. Un statut « Terminé » dans Projets, « Archivé » dans CRM et Veille, « Obsolète » dans Procédures. Et dans chaque base, une vue « Archives » filtrée sur ce statut. Les vues de travail ne montrent que l'actif ; rien n'est perdu.
La cinquième catégorie : les Clients
Et la correction principale : une base CRM, une page par entreprise cliente ou prospecte. C'est l'objet autour duquel tourne toute l'entreprise, et il a sa propre base, reliée aux projets (quel projet pour quel client), aux affaires en cours, aux devis, aux factures.
Ce n'est pas une trahison de PARA. C'est reconnaître que, pour une entreprise, le client est une entité de premier rang, pas un sous-dossier d'un projet.
Le flux : d'où ça entre, où ça va
PARA dit où ranger. Elle ne dit pas comment les choses arrivent. Dans la pratique, une base Boîte de réception reçoit tout : notes, idées, mails étoilés, pages web. Et une fois par semaine, en quinze minutes, chaque élément reçoit une destination, selon l'ordre PARA adapté :
- Est-ce une action pour un projet ? → Projets.
- Est-ce une information sur un client ? → CRM.
- Est-ce à lire ou à garder ? → Veille ou Procédures.
- Est-ce quelque chose qui devrait revenir régulièrement ? → Routines.
- Rien de tout ça ? → Supprimer.
Cinq destinations. Dix secondes par élément. Si vous hésitez plus longtemps, c'est Supprimer. C'est la même logique que le tri de la méthode GTD, dont nous parlons dans GTD dans Notion, version dirigeant.
Comment démarrer
Trois gestes, dans l'ordre.
Définir vos activités. Quatre à six. Prenez vos dix dernières journées : chaque heure doit tomber dans une activité sans hésiter. Si vous hésitez, fusionnez. Si une activité ne reçoit jamais rien, supprimez-la.
Lister vos projets en cours. Pas ceux que vous aimeriez faire : ceux sur lesquels vous travaillez ce mois-ci. Entre trois et huit. Chacun rattaché à une activité, avec une échéance et une prochaine action.
Créer la boîte de réception. Une base vide, le Web Clipper et l'application mobile qui pointent dessus. Capturez tout pendant une semaine. Vendredi, triez.
Le reste, le CRM, la veille, les procédures, vient ensuite, quand le réflexe est pris.
Ces trois gestes sont le contenu du module 1 de Cockpit TPE, « Capture », 42 minutes de vidéo, et les bases correspondantes sont livrées dans le système. Le module 0, gratuit, installe le tableau de bord et la boîte de réception sur lesquels tout s'appuie. Et la revue hebdo du dirigeant, gratuite également, est le moment où PARA se pratique chaque semaine.
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